Pour tout exportateur vers l’Afrique Centrale, la hantise est la même : voir sa marchandise bloquée au port de Pointe-Noire ou de Matadi pour un document manquant. Les formalités douane export Congo et RDC ne s’improvisent pas. La réussite de votre expédition ne dépend pas seulement du transport, mais de la rigueur de votre liasse documentaire export.
Un dossier incomplet, c’est l’assurance de pénalités de retard (demurrage) et de frais de magasinage. Pour sécuriser vos flux, EMS NÉGOCES vous livre la checklist indispensable des documents pour passer la douane sans encombre en 2026.
1. Le “Trio Sacré” de la Liasse Documentaire
Quelle que soit la nature de votre marchandise, ces trois documents forment la base non-négociable de votre dossier.
A. La Facture Commerciale (Commercial Invoice)
C’est la pièce maîtresse. Elle détermine la valeur en douane et donc le montant des taxes à payer à l’arrivée.
Mentions obligatoires : Description précise des marchandises, valeur unitaire et totale, devise, et surtout l’Incoterm (EXW, FOB, CIF…) qui définit les responsabilités.
Conseil d’expert : Elle doit être identique en tout point à la déclaration d’exportation. La moindre divergence de valeur peut déclencher un contrôle fiscal.
B. La Liste de Colisage (Packing List)
Souvent négligée, elle est pourtant exigée lors des inspections physiques.
Son rôle : Elle détaille le contenu de chaque carton, le poids brut/net et les dimensions (CBM).
Le piège à éviter : Un poids déclaré sur la packing list différent du poids pesé au port. Cela bloque immédiatement le chargement.
C. Le Titre de Transport (B/L ou LTA)
Il constitue la preuve que la marchandise a été prise en charge.
Maritime : Le Connaissement (Bill of Lading – B/L). C’est un titre de propriété. Sans l’original (ou un Telex Release), votre client ne pourra pas retirer la marchandise.
Aérien : La Lettre de Transport Aérien (LTA / AWB). Elle est non-négociable et accompagne la marchandise.
2. Spécial Congo & RDC : Les documents spécifiques (BESC/FERI)
C’est ici que les amateurs se font piéger. L’Afrique Centrale impose des documents de traçabilité électronique stricts.
Pour le Congo-Brazzaville : Le BESC (Bordereau Électronique de Suivi de Cargaison) est OBLIGATOIRE. Il doit être validé avant l’arrivée du navire. Sans lui, l’amende est lourde.
Pour la RDC (Kinshasa) : Le document équivalent s’appelle le FERI (Fiche Électronique des Renseignements à l’Importation). Il doit être souscrit au départ.
Note importante : Pour la RDC, l’importateur doit souvent fournir une Licence d’Importation ou une Déclaration de Change validée par sa banque avant l’embarquement.
3. Récapitulatif : Qui fait quoi ?
Pour y voir clair, voici la répartition des documents clés :
| Document | Rôle Principal | Responsable Émission | Obligatoire ? |
| Facture Commerciale | Valeur & Taxes | Exportateur (Vendeur) | OUI |
| Packing List | Contrôle physique | Exportateur (Vendeur) | OUI |
| Bill of Lading (B/L) | Titre de propriété | Transporteur / EMS | OUI |
| BESC / FERI | Traçabilité Cargo | Transitaire (EMS) | OUI (Congo/RDC) |
| Certificat d’Origine | Origine produit | Chambre de Commerce | Souvent Requis |
| Certificat Sanitaire | Hygiène (Alimentaire) | Services Vétérinaires | Selon produit |
4. Les 3 erreurs qui bloquent vos conteneurs
Notre expérience de terrain nous montre que 90% des blocages viennent de ces erreurs simples :
L’Incohérence des Documents : Une facture qui dit “1000 kg” et un B/L qui dit “1020 kg”. La douane informatique bloque automatiquement.
L’Oubli du BESC/FERI : Essayer de le régulariser à l’arrivée coûte jusqu’à 50% plus cher (pénalités incluses).
La Description Floue : Écrire “Marchandises diverses” (General Cargo) au lieu de “Pièces détachées automobiles”. Soyez précis pour le code douanier (HS Code).
4. Les bonnes pratiques à adopter
Adoptez des procédures internes de contrôle qualité documentaire : modèle standardisé de facture, check-list de sortie, et archivage numérique sécurisé. La traçabilité documentaire facilite les audits et litiges éventuels.
- Vérifiez l’exactitude des poids et dimensions sur la packing list.
- Assurez-vous que la facture et le B/L mentionnent les mêmes descriptions produits.
- Préparez à l’avance les certificats sanitaires si nécessaire.
- Coordonnez le calendrier d’enlèvement entre transporteur et transitaire.
FAQ : Vos questions sur la Douane Export
Quand dois-je envoyer les documents à mon transitaire ?
Le plus tôt est le mieux. Idéalement, envoyez les brouillons de la facture et de la packing list avant l’enlèvement de la marchandise. Cela permet à EMS NÉGOCES de vérifier la conformité avant que le camion ne parte.
Le certificat d'origine est-il toujours obligatoire ?
Pas toujours, mais il est fortement recommandé. Il permet parfois à votre client en Afrique de bénéficier de réductions de droits de douane selon les accords commerciaux.
La liste de colisage est-elle obligatoire ?
Oui, elle est indispensable. Si la facture déclare la valeur, la liste de colisage (packing list) déclare le physique. Elle permet aux douaniers de vérifier le contenu sans tout ouvrir (ciblage). Une incohérence entre le poids réel et le poids indiqué sur ce document est l’une des causes principales de blocage au port.
Qui s'occupe du BESC ou du FERI ?
C’est le rôle de votre transitaire. Chez EMS NÉGOCES, nous émettons systématiquement ces documents pour le compte de nos clients afin de garantir la fluidité à l’arrivée.
Comment éviter un refus de dédouanement à l'arrivée ?
Le secret est l’anticipation. 99% des refus sont dus à une incohérence documentaire (ex: le poids sur le B/L diffère de la facture) ou à l’absence du certificat de traçabilité (BESC pour le Congo, FERI pour la RDC). Faites valider vos brouillons (drafts) par EMS NÉGOCES avant l’embarquement pour garantir le “Zéro Défaut”.
Dois-je obtenir un certificat d'origine pour chaque expédition ?
Pas systématiquement, cela dépend de la nature de votre marchandise et des accords commerciaux. Cependant, il est souvent exigé pour bénéficier de réductions de droits de douane ou pour prouver que le produit n’est pas soumis à embargo. Dans le doute, mieux vaut l’inclure pour fluidifier le passage.
Conclusion : Sécurisez votre Export 2026
Le dédouanement marchandise Afrique est une mécanique de précision. Une liasse documentaire parfaite est votre meilleure assurance contre les frais imprévus.
Ne laissez pas un papier manquant gâcher votre business. Confiez la gestion de vos flux documentaires à des experts qui maîtrisent les spécificités du Congo et de la RDC. Contactez l’équipe EMS NÉGOCES pour bénéficier d’un accompagnement complet.
